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Loslegen, weiterkommen: Welche digitalen Lösungen den stationären Handel voranbringen

Der Einzelhandel steht sinnbildlich für vitale Innenstädte. Und er steht unter Druck. Umsatzrückgänge, veränderte Distributionsstrukturen, rückläufige Besucherfrequenz und neue Wettbewer-ber zwingen zur Veränderung - nicht erst seit der Corona-Krise. Digitale Lösungen können helfen, doch wo anfangen? Im Auftakt der fünfteiligen Kolumne “Digitalisierung wagen” beleuchtet Jörg Frey, Geschäftsführer des Softwareunternehmens Lexware, den Digitalisierungsgrad im Einzelhandel und zeigt, welche digitalen Lösungen insbesondere für den stationären Handler sinnvoll sind.

In der fünfteiligen Kolumne „Digitalisierung wagen“ bietet der Softwarehersteller Lexware praxisnahe Lösungsansätze, Empfehlungen und Inspirationen rund um das Thema Digitalisierung im Einzelhandel.

Folge #1: Loslegen, weiterkommen: Welche digitalen Lösungen den stationären Handel voranbringen

Folge #2: Aufs Ganze: Digitale Lösungen zur Prozessoptimierung im Online-Handel

Folge #3: Kanal-Chaos ade: Digitale Lösungen für den Multi-Channel-Handel

Folge #4: OnPremise vs. Cloud: Darauf kommt es bei der Systemauswahl an

Folge #5: Vernetzte Prozesse statt Silos: Von isolierter Warenverwaltung zur ganzheitlichen Customer Experience

Seit Jahren gehen die Umsätze aus dem stationären Einzelhandel in innenstadtrelevanten Branchen kontinuierlich zurück. Der Online-Anteil wächst hingegen stetig und besonders der Multi-Channel- und reine Online-Handel verzeichnet Zugewinne.

Gleichzeitig nimmt der Kosten- und Effizienzdruck zu, denn die Kundschaft bleibt aus, Mieten steigen, die finanziellen Mittel sind limitiert. Trotz dieser Herausforderungen ist der Einzelhandel in Sachen Digitalisierung noch immer überraschend zögerlich: Laut einer Studie von ibi research (2020) verzichtet mehr als jedes zehnte kleine Handelsunternehmen komplett auf digitale Anwendungen für die betrieblichen Abläufe. Das Resultat schon heute: Ineffizienz, mangelnde Rechtssicherheit, Datenblindflug, vertane Absatzchancen. Und die Auswirkungen für morgen: Fehlende Resilienz, denn wie die Corona-Krise gezeigt hat, beeinflusst der Grad der Digitalisierung die Reaktions- und Anpassungsfähigkeit von Handelsunternehmen auf sich verändernde Rahmenbedingungen.

Digitalisierung im Einzelhandel: Noch immer wenig Investitionsbereitschaft

Die Umsatzzuwächse werden zukünftig im Onlinegeschäft generiert. Doch warum tut sich der lokale Einzelhandel mit der Digitalisierung so schwer? Allen voran machen Studien wiederkehrend fehlende Zeit, die geringe Bereitschaft zu höheren Investitionen sowie Unsicherheiten im Umfeld von IT und Recht als die relevanten Treiber der Digitalisierungsverweigerer im Einzelhandel aus. Besonders kleine Händler:innen mit einem Umsatz unter zwei Mio. Euro und weniger als 49 Mitarbeitenden hinken, so ibi reasearch, bei der Entwicklung von Digitalisierungsstrategien und -projekten hinterher: Nur 36 Prozent wollen digitalisieren. Zum Vergleich: Bei mittleren Händler:innen sind es 76 Prozent, bei großen sogar 89 Prozent.

Eingesetzte Technologien im Einzelhandel: Kleine, stationäre Händler:innen hinken durchweg hinterher

Die Digitalisierung im Einzelhandel hat viele Gesichter: Von der Digitalisierung interner Prozesse wie Buchhaltung und Kundenmanagement über die Implementierung zeitgemäßer Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme und Bezahlmethoden bis hin zum eigenen Online-Shop und dem Verkauf über Online-Marktplätze oder Social Media.

Doch bei all der Vielfalt an digitalen Einsatzszenarien fallen kleinere, stationäre Händler:innen hinter ihrer größeren und Online-Konkurrenz zurück: Während zwei Drittel der großen Handelsunternehmen ihre Produkte über den eigenen Webshop verkaufen, setzen nur 34% der kleinen Händler:innen auf einen Online-Shop. Und nur knapp mehr als die Hälfte der kleinen, rein stationären Handelsunternehmen setzt Warenwirtschafts-, Kundenverwaltungs-, Finanzbuchhaltungs- oder digitale Kassensysteme ein. Im kleineren Einzelhandel regiert noch das Papier: Nur 29 Prozent versenden ihre Rechnungen elektronisch und nur 36 Prozent digitalisieren Papierdokumente.

Einstieg in die Digitalisierung: Lösungen für den stationären Handel

Der Handel ist der maßgebliche Frequenzbringer für die Innenstädte, das Einkaufen ist das Hauptmotiv für den Besuch der Innenstadt. Was Konsument:innen dabei am meisten lockt, ist der Wunsch nach guter Beratung und Erlebnisse. Viele Einzelhändler:innen wünschen sich daher mehr Zeit fürs Kerngeschäft und für die Entwicklung neuer Ideen für die Ansprache und Betreuung ihrer Kundschaft. Digitale Lösungen helfen dabei, denn sie sind vor allem eines: Prozessverschlanker, Zeitersparer, Einfachmacher. Eine Übersicht der wichtigsten Systeme.

Warenwirtschaftssysteme für den stationären Handel: Eine professionelle Warenwirtschaftssoftware stellt sicher, dass alle Waren mit möglichst geringem Zeit- und Kostenaufwand in das Unternehmen transportiert und platzsparend gelagert werden. Das System muss also den Einkauf, Verkauf und Lager optimal abdecken, was umso wichtiger ist, wenn Händler:innen über mehrere Filialen mit Lagerfläche verfügen. Außerdem hilft das System dabei, Daten zu sammeln und wichtige Auswertungen für die strategische Planung zu liefern. So gelingt es Händler:innen, ihre Leistung zu steigern, ihre Kundschaft zu begeistern und mehr Umsatz zu generieren.

Einzelhandelsunternehmen wie die Boutique um die Ecke mit einem kleinen, aber ausgewählten Sortiment mit geringen Stückzahlen können mit einem Warenwirtschaftssystem überfordert sein. Dann bieten sich Kassensysteme mit integrierter Inventur an.

Point-of-Sale-Kassensysteme für den stationären Handel: Die Zeiten sind vorbei, in denen Kassen nur für die Zahlungsabwicklung eingesetzt wurden: Von der Artikulation von Verkaufsdaten über die Verarbeitung mobiler Zahlungen bis hin zum Management von Kundenbeziehungen erfüllen POS-Systeme eine Vielzahl von Funktionen. Wichtig ist, dass Kassensysteme alle gängigen Zahlungsmöglichkeiten abdecken und die Anbindung an Warenwirtschaftssysteme, CRM-Systeme und Kassenzubehör wie Bondrucker oder Handscanner ermöglichen.

Insbesondere bei kleineren Geschäften lässt sich auch der komplette Warenbestand mit der Software erfassen und bei jedem Verkauf automatisch aktualisieren. So wird auch die leidige Inventur für das Geschäft digital vereinfacht. Und durch die Anbindung ans CRM lassen sich Kaufhistorien anlegen, Treueprogramme integrieren und Kundeninformationen pflegen.

Digitale Finanzbuchhaltung für den stationären Handel: Nur die Hälfte der stationären Händler:innen setzt ein Finanzbuchhaltungssystem ein. Heißt auch, die Hälfte macht die Buchhaltung noch auf Basis von Word und Excel. Und riskiert damit Rechtsunsicherheit und Ineffizienz. Die digitale Buchhaltung hilft dabei, Papierbelege und Rechnungen abzuschaffen, Belege digital und GoBD-konform zu archivieren, manuelle Berechnungen zu automatisieren und die Steuererklärung vorzubereiten. Auch elektronische Rechnungen lassen sich so erstellen und versenden. Smarte Auswertungen und Automatisierungen helfen, Zeit zu sparen. Cloudbasierte Buchhaltungslösungen wie lexoffice mit offener API-Struktur bieten außerdem Schnittstellen zum Steuerberater, zu Banken oder gar eigenen Shopsystemen, um alle finanzrelevanten Prozesse zu verzahnen und zu automatisieren.

Customer-Relationship-Management-Systeme für den stationären Handel: Die Kundschaft besser ansprechen, maßgeschneiderte Angebote erstellen, Kundenbindung erhöhen - das sind die Ziele von Kundenverwaltungssystemen (CRM). Die Grundlage dafür sind Kundendaten, die im CRM-System verwaltet werden. Besonders für effiziente Marketingkampagnen sind CRM-Systeme wichtig, denn sie bieten die Möglichkeit, Stammkundschaft, Vielkäufer:innen u.v.m. gezielt anzusprechen. So lassen sich Streuverluste vermeiden und der Kampagnenerfolg erhöhen.

Tipps für den stationären Einzelhandel: Digital sichtbar werden

  • Bauen Sie eine Internetpräsenz und einen Onlineshop auf: Wer digital nicht sichtbar ist, riskiert unterzugehen. Denn das Internet selbst während des Stadtbummels zu nutzen, wird immer selbstverständlicher.
  • Nutzen Sie Google: Die Suchmaschine ist im digitalen Zeitalter das moderne Regal. Einzel-händler:innen sollten daher ihren Google Business Account pflegen und die Kundschaft bitten, positive Bewertungen zu hinterlassen.
  • Bauen Sie ein „digitales Schaufenster“ auf, basierend auf dem „Click & Collect“-Prinzip mit alternativ angebotener Lieferung in die Filiale der Wahl oder zur Kundschaft nach Hause.
  • Bieten Sie ein digitales interaktives Kundenmagazin mit Shop-Funktion an.
  • Zeigen Sie, dass Sie Ahnung haben: Nutzen Sie Blogs und Serviceseiten für Ratschläge und Empfehlungen rund um Ihr Produktsortiment im Internet und ziehen Sie neue Käu-fergruppen an .
  • Nutzen Sie Social Media: Gerade kleine und mittlere Einzelhändler:innen sollten Face-book, Instagram und Co. nutzen, um eine persönliche Kundenbindung zu schaffen oder integrierte Shopping-Möglichkeiten zu bieten.
  • Starten Sie lokale Werbekampagnen mit Google AdWords.
  • Werden Sie zum Multi-Channel-Unternehmen: Nutzen Sie regionale über regionale Marktplätze wie Amazon, eBay, etsy etc., um Ihre Ware einem größeren Kreis von Kund:innen zur Verfügung zu stellen.
  • Seien Sie live: Nutzen Sie digitale Livestreaming-Apps, um Ihre Kundschaft auch digital und „auf der Couch“ zu beraten!