- Dem allgemeinen Trend zu Cloud-Lösungen folgen oder doch auf das eigene Data Center setzen? Auf der Suche nach der geeigneten Softwarelösung zur Steuerung des Unternehmens stehen Händler:innen immer wieder vor der Entweder-oder-Entscheidung „Cloud oder On-Premise“. Inwieweit sich beide Technologien voneinander unterscheiden und welche Anhaltspunkte bei der Entscheidung für das passende System helfen können, zeigt der vierte Teil der Lexware Kolumne „Digitalisierung wagen“.
In der fünfteiligen Kolumne „Digitalisierung wagen“ bietet der Softwarehersteller Lexware praxisnahe Lösungsansätze, Empfehlungen und Inspirationen rund um das Thema Digitalisierung im Einzelhandel.
Folge #1: Loslegen, weiterkommen: Welche digitalen Lösungen den stationären Handel voranbringen
Folge #2: Aufs Ganze: Digitale Lösungen zur Prozessoptimierung im Online-Handel
Folge #3: Kanal-Chaos ade: Digitale Lösungen für den Multi-Channel-Handel
Folge #4: OnPremise vs. Cloud: Darauf kommt es bei der Systemauswahl an
Folge #5: Vernetzte Prozesse statt Silos: Von isolierter Warenverwaltung zur ganzheitlichen Customer Experience
Der Online-Handel in Deutschland boomt wie nie zuvor und dennoch verzichtet mehr als jedes zehnte kleine Handelsunternehmen komplett auf den Einsatz digitaler Anwendungen für die innerbetrieblichen Abläufe – das zeigt die aktuelle IHK ibi research Handelsstudie 20201. Dabei wünschen sich die meisten Händler:innen, gefragt nach ihrem größten Wunsch in Bezug auf die Digitalisierung, vor allem eins: Eine Verbesserung der digitalen Infrastruktur. Aber wo anfangen? Und was spricht für und gegen die unterschiedlichen Technologien moderner Unternehmenssteuerung? Der folgende Artikel gibt Antworten, was Cloud und On-Premise-Lösungen bieten und auf was es bei der Systemauswahl zu achten gilt.
Cloud oder On-Premise: Die Lösungen im Vergleich
Generell können Softwarelösungen auf zwei Wegen betrieben werden: In der Cloud oder On-Premise. Während „On-Premise“ so viel bedeutet wie „vor Ort“ und das erforderliche System somit auf Servern im eigenen Unternehmen installiert wird, gilt bei Cloud-Lösungen das Software-as-a-Service-Prinzip (kurz: SaaS). Hierbei muss das Unternehmen keine eigene Software bzw. Hardware anschaffen, sondern nutzt externe Server, die von spezialisierten Cloud-Hosting-Anbietern wie Google Cloud, Microsoft Azure oder Amazon Web Services zur Verfügung gestellt und betreut werden.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Hauptunterschiede beider Varianten:
ON-PREMISE-SOFTWARE | CLOUD-SOFTWARE | |
|---|---|---|
DATENSPEICHERUNG | Installation auf unternehmens-eigenen Servern und Rechnern. | Installation auf externen Servern in Rechenzentren. |
BESITZSTAND | On-Premise-Software ist nach Erwerb Eigentum des Unternehmens. | Cloud-Software wird vom Unternehmen gemietet, bleibt also im Besitz des Anbieters. |
WARTUNG | Wartung erfolgt durch das Unternehmen selbst, was Fachpersonal erfordert. | Wartung erfolgt durch den Cloud-Anbieter. |
IT-INFRASTRUKTUR | Es muss die nötige IT-Infrastruktur eingerichtet werden, was zusätzliche Kosten verursacht. | Es muss keine eigene IT-Infrastruktur geschaffen werden. |
UPDATES | Updates müssen durch die IT aufgespielt werden und auch die daraus folgende Fehlerbehebung liegt beim Unternehmen. | Updates werden regelmäßig automatisch aufgespielt und es ist sichergestellt, dass die Kern-funktionen nicht durch ein Update beeinträchtigt werden. |
FLEXIBILITÄT | Die Installation zusätzlicher Funktionen ist aufwändig und langwierig. | Funktionen können jederzeit schnell dazu gebucht werden. |
SCHNITTSTELLEN | Schnittstellen zu Drittsystemen müssen in langwierigen IT-Projekten entwickelt werden. | Schnittstellen zu Drittsystemen lassen sich leicht konfigurieren und werden meist direkt vom Anbieter angeboten. |
INSTALLATION | Bei der Inbetriebnahme muss Software auf den Rechnern sämtlicher Mitarbeitender installiert werden. | Für die Nutzung der Cloud- Software genügt ein beliebiges Endgerät mit Internetverbindung und Zugangsdaten. |
HAFTUNG | Bei Software-Ausfällen oder Problemen haftet das Unternehmen. | Bei Software-Ausfällen oder Problemen haftet der Cloud-Anbieter. |
Software-Einführung: Das sollten Sie beachten
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine On-Premise- oder ein Cloud-Lösung entscheiden: Beim Aufbau einer optimalen IT-Infrastruktur können unterschiedliche Stolperfallen lauern. Daher sollten Sie strukturiert an die Software-Einführung herangehen. Folgende Punkte gilt es für ein erfolgreiches Einführungsprojekt zu beachten:
1. Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden:
Welche Fachbereiche werden von der neuen Lösung tangiert und deckt diese Lösung alle relevanten Use-Cases und Einsatzorte ab, wie z.B. den mobilen Zugriff per Smartphone? Involvieren Sie die Betroffenen früh genug.
2. Erst prüfen, dann kaufen:
Insbesondere bei Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen können Sie oft von einer kostenfreien Test-Version Gebrauch machen. Nehmen Sie das Angebot wahr, um im Testbetrieb mögliche Schwachstellen einer Lösung schnell zu erkennen.
3. Weniger ist mehr:
Achten Sie auf eine intuitive Bedienbarkeit der Lösung sowie auf individuelle Oberflächen ohne überflüssige Funktionen und Daten. Das ist die Grundlage für Mitarbeiterakzeptanz.
4. Auf Flexibilität setzen:
Anforderungen ändern sich, ebenso technische Möglichkeiten. Die Flexibilität einer Software-Anwendung ist nicht nur für künftige Geschäftsentwicklungen wichtig, sondern trägt ebenfalls zur Mitarbeiterakzeptanz bei.
5. Projektteam und Verantwortlichkeiten definieren:
Daten müssen migriert und Systeme angebunden werden. Nur wenn Team und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, können Verzögerungen oder Fehlentwicklungen vermieden werden.
6. Planen Sie Ihr Projekt detailliert:
Erstellen Sie einen Einführungsplan – idealerweise gemeinsam mit dem Software-Anbieter.
7. Stellen Sie Datenqualität sicher:
Migrieren Sie nur korrekte Daten ins neue System und bringen Sie die Daten aus den verschiedenen Systemen auf einen Standard. Dies kann auch mit einer Datenbereinigung einhergehen, wodurch die Datenqualität steigt.
8. Nicht alles auf einmal wollen:
Implementieren Sie zunächst nur die wichtigsten Funktionen. Bei Bedarf können Sie später auf größere Pläne umsteigen. Ein agiles Vorgehen bietet sich an.
9. Frühzeitige Anwenderschulungen:
Damit die Einführung nicht an der Ablehnung durch die Mitarbeitenden scheitert, müssen diese die Lösung kennenlernen und frühzeitig in der Anwendung geschult werden.
10. Nachbetreuung sicherstellen:
Manche Fragen und Probleme offenbaren sich erst im Alltagsbetrieb. Stellen Sie die Nachbetreuung sicher, um Frust und Demotivation unter den Mitarbeitenden zu vermeiden.
Fazit: On-Premise oder Cloud
Sowohl On-Premise- als auch Cloud-Lösungen bringen bedeutende Vor- und Nachteile mit sich. Welche der beiden Lösungen die bessere Alternative für das eigene Unternehmen darstellt, hängt von den individuellen Anforderungen sowie den zur Verfügung stehenden Ressourcen ab.
Machen Sie den Schnelltest:
✓ Ihre Mitarbeiter sollen unkompliziert online von überall auf das System zugreifen und damit arbeiten können
✓ Ihr System soll sich ohne viel Programmier-Aufwand anpassen und konfigurieren lassen
✓ Das System soll je nach Anforderungen und Unternehmensgröße skalierbar sein
✓ Neue Komponenten wie Webshop oder CRM sollen sich einfach integrieren lassen
✓ Rechts- und Datensicherheit soll jederzeit und automatisch gewährleistet sein
Wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten haben, ist es höchste Zeit für Sie, über eine Cloud-Unternehmenslösung nachzudenken. Anderenfalls informieren Sie sich vollumfänglich über die Vorteile einer On-Premise-Software. Doch ob Cloud oder On-Premise – in jedem Fall gilt: Definieren Sie Ihre individuellen Anforderungen, vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin und treffen Sie keine voreiligen Entscheidungen.