Die Vorteile eines ERP-Systems Am Praxis-Beispiel von HASE Bikes
Der Gründer von HASE BIKES, Marec Hase, ist schon seit jeher fahrradaffin und erforscht darüber stets die Technik. In seiner Schulzeit baute er bereits eigene Fahrräder und nahm sogar an Wettbewerben wie „Jugend forscht“ teil. HASE BIKES, gegründet im Jahr 1994, begann als Ein-Mann-Unternehmen und entwickelte sich dank der Leidenschaft und Beharrlichkeit seines Gründers zu einem Vorreiter im Bereich spezieller Fahrräder für Menschen mit Handicap bzw. für den Reha-Bereich, wo es darauf ankommt, die Fahrräder mit speziellen Anforderungen auszustatten. Mittlerweile zählt das Unternehmen über 100 Mitarbeiter in der Spezialrad-Manufaktur, die genauso wie der Geschäftsführer ihre Leidenschaft zum Beruf gemacht haben.
Marec Hases Begeisterung führte ihn dazu, eine Ausbildung als Feinmechaniker zu absolvieren und sich währenddessen selbstständig zu machen. Nach der erfolgreichen Gesellenprüfung konzentrierte er sich vollständig auf sein Unternehmen HASE BIKES. Und seitdem ist die Firma immer weitergewachsen.
Das Ziel war es, Räder zu entwickeln, die nicht nur funktional waren, sondern auch ästhetisch ansprechend, um die Akzeptanz bei den Kunden zu erhöhen. „Das war immer so eine Mischung. Es sollte ein möglichst cooles Rad sein, aber was eben auch Leute mit Handicap zufriedenstellt“, berichtet Marec Hase. Durch den Kontakt zu einem Händler in Bochum fand HASE BIKES seine Nische und konnte seine Produkte über den Fachhandel vermarkten. „Anfangs habe ich im Wesentlichen alles selbst gemacht: Rahmenbau, Montage, dann die ersten Leute eingestellt – und ein Maschinenbaustudium gemacht, was überraschenderweise – trotz Firma – gut funktioniert hat“, ist Hase stolz. Immer im Rücken seine Frau und die Kollegen, die das alle auch mitgetragen haben.
Die Weiterentwicklung von HASE BIKES kam Ende der 90er-Jahre, als das Unternehmen über einen Kunden auf die optisch ansprechende ERP-Software von microtech stieß und begann, sie zu nutzen. Das wachsende Unternehmen stieß an die Grenzen ihrer manuellen, hemdsärmeligen Organisation. Die Anforderungen bestanden erst einmal darin, ein vernünftiges Adress-Management und ein Artikel-Management auf die Beine zu stellen. Auf längere Sicht wurden dann auch immer mehr Funktionen der Warenwirtschaft genutzt, um Bestände einsehen und leicht prüfen zu können, sodass die benötigten Artikel einfach per Knopfdruck nachbestellt werden können.
So wie HASE BIKES gewachsen ist, ist auch die Software gewachsen
So hilft das ERP-System HASE BIKES dabei, kaufmännische Abläufe zu professionalisieren und den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Von der Artikelorganisation über das Warenmanagement bis hin zum Rechnungswesen – die Software ermöglicht eine effiziente Organisation und eine bessere Steuerung von Prozessen und Ressourcen, um mit dem Wachstum Schritt zu halten. Marec Hase: „So wie wir gewachsen sind, ist auch die Software gewachsen.“ So konnte HASE BIKES neue Herausforderungen meistern und die Software in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens integrieren.
„Am Anfang ist derjenige, der bestellt, auch derjenige, der die Ware annimmt und guckt, ob sie richtig ist. Und derjenige bezahlt sie dann auch“, erinnert sich der Geschäftsführer an die Anfangszeit. „Und je größer die Firma wird, desto wichtiger werden die Prozesse und die Software dazu. Heute haben die Kollegen in der Buchhaltung keine Ahnung von dem, was bestellt und was geliefert wird, und trotzdem bezahlen sie es. Das ist ja die wesentliche Aufgabe der Software: das alles zu vernetzen.“
Über alle Abteilungen hinweg schneller Zugriff auf ERP
Und für eine solche Vernetzung ist die Einrichtung wichtig und eine große Challenge. Bei der Implementierung waren um die 8 Personen von HASE BIKES involviert, von denen der Großteil in der Werkstatt gearbeitet haben. Damals lief das ERP-System auf nur einem Computer. Der Aufwand war gering und die Mitarbeiter haben viel selbst eingerichtet. Aktuell hat das Unternehmen 47 Lizenzen und das ERP-System zieht sich durch das ganze Unternehmen – ob Konstruktion, Verkauf, Einkauf und Lager. „Wer in der Montage arbeitet, hat auch ganz schnell Zugriff auf die ERP. Die ist auch nicht mehr wegzudenken“, so Marec Hase. Wenn Mitarbeiter Informationen zu Artikeln haben wollen wie technische Zeichnungen oder Gebrauchsanweisungen oder so – zack, sind sie dann sofort am Rechner, um nachzugucken.“
HASE BIKES vertreibt seine Produkte weltweit über den Fahrrad-Fachhandel. 50 Prozent des Umsatzes macht das Unternehmen in Deutschland, einen Großteil in Europa mit Frankreich, Belgien und den Niederlanden. Der Absatzmarkt Norwegen sei sehr stark und sie haben auch einen Importeur in den USA, der auch nach Kanada exportiert, ansonsten noch ein paar vereinzelte Händler weltweit. Trotz des Wachstums bleibt die Leidenschaft für Fahrräder und die enge Zusammenarbeit mit Kunden und Händlern das Herzstück von HASE BIKES.
So hat sich HASE BIKES über die Jahre als Vorreiter im Bereich spezieller Fahrräder etabliert. Etwa 10.000 Artikel – zusammengebaut in noch mehr Varianten wie beispielsweise mit E-Motor – sind in dem ERP-System vernetzt. „Also im Prinzip ist das so ein bisschen wie ein Baukasten, das System: Wir haben verschiedene Modelle, die kann man anpassen mit Zubehör und speziellen Sachen“, berichtet Marec Hase. Das „PINO“-Tandem beispielsweise ist bei Kindern und Erwachsenen gleichermaßen beliebt. Der große Vorteil dieses besonderen Stufen-Tandems ist, dass beide Fahrer freie Sicht während der Fahrt haben. Es gibt verschiedene Ausstattungsvarianten wie das “ PINO TOUR“ ohne Motor als Reiseversion oder das „PINO CARGO“ als variables E-Lastenrad für die City. Ansonsten gilt die Liebe von HASE BIKES den Dreirädern für Erwachsene: Bei den Delta-Trikes unter anderem bieten die komfortablen Sitzräder viel Fahrspaß bei gleichzeitig hoher Sicherheit. Und mit den sportlichen Therapiedreirädern können Kinder sich sehr gut identifizieren, weil sie intuitiv zu bedienen sind und Handicaps auch optisch ausgleichen.
Mit Projektverwaltung Veränderungsprozesse bewältigen
Neben der Warenwirtschaft ist bei HASE BIKES auch die microtech Finanzbuchhaltung im Einsatz, durch die sich die Daten leicht an den Steuerberater übermitteln lassen und dieser „nicht rummischt“, so Hase, „sondern einfach seinen Stempel drunter setzt.“ Das Potenzial bei HASE BIKES ist aber noch lange nicht ausgeschöpft. Logistik & Versand haben sie zwar mit Behelfen in der Software schon längst benutzt. Bald wird aber das Logistik & Versand-Modul zum Einsatz kommen, mit dem sich HASE BIKES einiges an Erleichterung verspricht. Zudem ist das Modul Produktion & Fertigung intensiv im Gespräch. „Das kann meinen Informationen zufolge aber erst nächstes Jahr richtig losgehen“, so Marec Hase. Denn zunächst räumen sie, da sie einen neuen Mandanten aufsetzen, erst einmal auf. „Wir versuchen, die ganzen Altlasten loszuwerden, und alles zu verschlanken. Dann wird es auch einfacher, sich mit dem Produktionsmodul und verschiedenen anderen Dingen zu befassen.“
Bei den Features der Warenwirtschaft ist Marec Hase von der Projektverwaltung des microtech-ERPs sehr überzeugt: „Da ich viel in der Firmenleitung und Konstruktion arbeite, habe ich tatsächlich die Projektverwaltung sehr liebgewonnen“, so Marec Hase. Diese Verwaltung benutzt HASE BIKES zum einen, um Servicesachen wie Reklamationen abzuwickeln. „Zum anderen benutzen wir es aber auch sehr viel, um unsere vielen Besprechungen, die mit dem ERP-System gut protokolliert und gesteuert werden, organisieren zu können – dass wir da wirklich ergebnisorientiert Besprechungen machen können. Das wende ich sehr intensiv für Veränderungsprozesse – gerade für die Unternehmensführung – an.“ Zudem ist das Dokumentenmanagement in der Konstruktion sehr oft in Gebrauch. „Das ist ein Segen“, ist der Geschäftsführer zufrieden. Alle Zeichnungsdokumente sind mit der ERP verknüpft und werden automatisch mit hochgeladen bei einer Bestellung an einen Lieferanten.
„Ohne die ERP könnten wir natürlich nicht existieren“, erzählt Marec Hase. „Der digitale Wandel schreitet ja schnell voran. Und ich denke, es ist falsch, zu sagen, jetzt habe ich den richtigen digitalen Status erreicht. Das funktioniert nicht.“ Nach dem Geschäftsführer müsse man die richtige Geschwindigkeit haben, sich schnell genug anpassen können, damit man mitmachen kann. „Denn das, was heute gut ist, reicht nächstes Jahr nicht mehr. Das ist ja die Anforderung. Und das ist wirklich ein Marathonlauf.“ Die Beziehung zwischen HASE BIKES und microtech hat sich über die Jahre weiterentwickelt, so lobt Marec Hase die Fachleute von microtech für ihren herausragenden Support und ihre Fähigkeit, gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Vor allem, weil die Software ein unverzichtbares Werkzeug für den Verkauf der Räder ist, wurde die ERP-Software durch die ständige Pflege zum Herzstück der Geschäftsprozesse.
Pläne für die Zukunft
Aus der schönen alten Produktionshalle ist mittlerweile ein neuer Showroom geworden, in dem die Mitarbeiter von HASE BIKES Endkunden beraten, ihre Bikes und Trikes ausstellen, Service und Beratung sowie tolle Accessoires für Radfahrende anbieten.
Die Pläne für die Zukunft bei HASE BIKE wachsen so ein bisschen selbst aus der Begeisterung zum Fahrrad heraus. „Es ist nicht so ganz kaufmännisch-strategisch, sondern das, worauf wir Lust haben“, berichtet Marec Hase. „Wenn wir das mit unserer Überzeugung machen, hat es eigentlich auch eine ganz gute Chance, erfolgreich zu sein.“ 2023 haben sie ein neues Cargo-Bike kreiert, was im Großen und Ganzen massentauglicher ist und mehr Leute kennen. Das Fahrradgeschäft an sich hat Potenzial, weiter zu wachsen. Nach der sehr starken Wachstumsphase in der Corona-Zeit löst sich aktuell eine „Corona-Blase“.
„Was ich sehr spannend finde, ist, dass so eine neue Generation bei uns reinkommt“, erzählt Marec Hase. „Wir haben ein paar junge Leute, die wirklich richtig toll sind. Vielleicht entstehen da neue Dynamiken für die Zukunft.“ HASE BIKES hat Platz zu wachsen und das Unternehmen kooperiert mit Universitäten und sie betreuen Bachelor- und Master-Arbeiten als Abschlüsse. „Wenn das eine eigene Dynamik hat, wachsen wir auch weiter.“ Softwaretechnisch ist das Unternehmen gut aufgestellt und sie haben das Vertrauen, dass die ERP-Software auch in Zukunft mit ihren Ideen mitwächst.
Fazit
Die Erfolgsgeschichte von HASE BIKES ist ein inspirierendes Beispiel für die Verbindung von Leidenschaft, Unternehmergeist und moderner Technologie. Die Nutzung der ERP-Software von microtech hilft dem Unternehmen dabei, seine Prozesse zu optimieren, mit dem Wachstum Schritt zu halten und sich in einer sich wandelnden Branche zu behaupten. Zudem erlaubt die Software ihnen vor allem, dass sie ihrer Innovationskraft nachgehen können, da sie sich nicht mit Routinearbeiten herumschlagen müssen.
Die Zukunft von HASE BIKES sieht vielversprechend aus. Das Unternehmen plant, sein Produktangebot weiter zu diversifizieren und sich den Herausforderungen des digitalen Wandels zu stellen. Die Zusammenarbeit mit microtech bleibt dabei eine wichtige Komponente, um den stetigen Veränderungen gerecht zu werden und innovative Lösungen zu finden. Denn microtech wird nach über 20 Jahren als das Herzstück der Geschäftsprozesse auch weiterhin an der Seite von HASE BIKES stehen.
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