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Kurzüberblick
KI-Programme ziehen Stück für Stück in die Unternehmen des Landes ein. Sie automatisieren die Durchführung von Prozessen und optimieren Workflows. Zögern ist keine Option mehr, denn ohne KI verlieren Firmen täglich Stunden durch manuelle Arbeitsschritte. Wer Wiederholungen erkennt und konsequent automatisiert, spart Zeit, senkt Kosten und gewinnt Raum für das Wesentliche. In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Entscheider Optimierungspotenzial ausmachen und Künstliche Intelligenz dabei hilft Prozesse anzupassen.
Richtung vorgeben
Eine klare Zielvorgabe führt Fortschritt vor Augen. KPIs wie Umsatz, Ertrag oder Einsparung stehen bei der Frage nach dem besten Ansatzpunkt im Fokus. In einigen Fällen bedingt das Erreichen eines Ziels auch vorherige Optimierung an anderer Stelle. Wenn für ein bestimmtes umsatzsteigerndes Projekt zu wenig Kapazitäten vorhanden sind, priorisieren Verantwortliche die Einsparung an Arbeitszeit andernorts. Eine Architekturlandschaft, die alle Softwares und Schnittstellen einer Abteilung beinhaltet und aufzeigt, welche Systeme in Verbindung stehen, erlaubt hierfür einen ersten Überblick. Mit dieser Einsicht in digitale Prozesse finden Zuständige repetitive Aufgaben, die Mitarbeitende binden.
Praxisbeispiel Rücksendungen
Als typisches Beispiel für solche Zeitfresser dient das Retourenmanagement: Zurückgesendete Produkte durchlaufen im Lager zunächst einen Plausibilitätscheck. Darin prüfen Lagerarbeiter, ob der Inhalt der Pakete dem entspricht, was der Kunde bestellt hat. Indikatoren wie Größe und Gewicht spielen ebenso eine Rolle wie ein visueller Check der Vollständigkeit. Diese Daten gelangen zu einem Sachbearbeiter, der eine erneute Prüfung durchführt, um eine Freigabe der Gutschrift an die Buchhaltung zu übermitteln. Von dort wird die Überweisung ausgeführt.
Halber Aufwand – voller Erfolg
Im kleinen Rahmen beansprucht dieser Prozess wenig Zeit, bei größeren Versandmengen, die täglich hunderte oder tausende Retouren nach sich ziehen, beschäftigt allein dieser Arbeitsschritt mehrere Mitarbeiter. Künstliche Intelligenz reduziert den Aufwand auf wenige Personen, die im Lager die Prüfung der Retouren durchführen. Alle weiteren Schritte übernimmt ein KI-Agent, der die Daten aus dem Plausibilitätscheck auf ihre Richtigkeit hin prüft, selbstständig die Gutschrift ausstellt sowie eine Überweisung anstößt. Der Aufwand für Sachbearbeitung und Buchhaltung minimiert sich je nach Ausgangslage um die Hälfte auf Klarstellungen bei Rücksendungen, die aus der Reihe fallen. In der Theorie könnten Roboter den ersten Schritt der Kette ebenfalls automatisieren, hier übersteigen die Kosten bisher jedoch den Nutzen.
Von der Stange oder ganz individuell
Ein Vorteil der KI-Tools: Änderungen an der eigentlichen Software selten benötigt. In Verbindung mit Robotic Process Automation (RPA), welche den Desktop des Computers analysiert, auf dem sie laufen, kann KI Programme darauf autark bedienen. Die KI teilt der RPA zudem mit, wenn die Nutzeroberfläche verändert wurde, sodass Neukonfigurationen entfallen. Im Idealfall ziehen Unternehmen bestehende Lösungen heran, die auf ein Themenfeld spezialisiert sind. Andere KIs, sogenannte Middleware, agieren zwischen den Programmen ohne diese zu navigieren. Sie benötigen lediglich einen Zugriff auf bereits vorhandene Datensätze. Aus BI-, ERP-, Shop- und Lagersystemen erfragen sie notwendige Informationen, reichern sie mit externen Daten an, verarbeiten alles und geben sie je nach Einsatzfeld an die nächsten Systeme weiter. So berechnen Pricing Tools anhand von Wettbewerbspreisen, Bestandsdaten und Vollkostenanalysen, welches Budget für Performance Marketing bereitsteht und geben Empfehlungen, für seinen bestmöglichen Einsatz. Andere Fertig-Lösungen überprüfen den Webshop nach Auffindbarkeit durch Suchalgorithmen, die immer mehr an Relevanz gewinnen. Selten erweisen sich Aufgaben als so nischig, dass keine vorhandenen KIs Abhilfe schaffen können. Für diese Fälle entwerfen KI-Architekten individuelle Systeme, die den Anforderungen des Unternehmens standhalten. Simplere Tools für kleine Aufgaben, wie beispielsweise Brainstorming-Apps, programmiert Künstliche Intelligenz innerhalb weniger Tage.
Aufgestellt für die Zukunft
Wer in seinem Team bereits auf Experten zählt, die sich über Prompts hinaus mit der Technologie auskennen, erledigt die notwendige Umstellung in Eigenregie. Dieser Schritt bleibt für stabile Unternehmen unumgänglich, denn der Einsatz von KI wird über kurz oder lang Wettbewerbsentscheiden sein. Finden sich keine KI-Enthusiasten in den eigenen Reihen, erweisen externe KI-Architekten gute Dienste. Dabei empfiehlt es sich eine Rückfrage Option in die KI einzubauen. Denn am effektivsten arbeiten Künstliche Intelligenzen im Zusammenklang mit Menschen. Stößt die KI an die Grenze ihres Datensatzes, erbittet sie zusätzliche Informationen vom geschulten Personal. So lernt sie Stück für Stück Regelfälle und Ausnahmen kennen. Soll das Programm autark laufen, erproben Nutzer kleinteilig alle Funktionen. Erst wenn jeder Durchlauf fehlerfrei durchgeführt wird, sollte das Tool ohne Aufsicht laufen, wobei regelmäßige Monitorings die Qualität sichern. Treten Veränderungen im Prozedere auf, führen Verantwortliche erneut gründliche Prüfungen durch.
Fazit
Fest steht: Die schrittweise Integration von Künstlicher Intelligenz in Unternehmensprozesse birgt enormes Optimierungspotenzial, insbesondere dort, wo bislang viele Ressourcen auf wiederkehrende manuelle Aufgaben entfallen. Ein gezielter Einsatz spart Arbeitszeit ein, verschlankt Abläufe und steigert im besten Fall die Margen durch effektivere Abwicklung.
Autorenprofil
Sebastian Rahmel ist KI-Architekt im Bereich eCommerce mit Entwickler-Know-how und mehr als 30 Jahren Fach- und Führungsexpertise an der Schnittstelle von Technologie, Onlinehandel und Marketing. Seine Karriere führte ihn unter anderem zur Pieper Gruppe, wo Rahmel den Aufbau des Online-Shops über fünf Jahre lang betreute. Ebenso unterstützte Rahmel die eCommerce-Aktivitäten der Branchengrößen L´Oreal und Henkel. Im Jahr 2007 gründet Rahmel die Digitalagentur encurio GmbH in Köln. 2025 formt er sein Unternehmen zu einer reinen KI-Beratung um und führt bis heute die Geschäfte. Rahmel berät mittelständische Unternehmen und Konzerne zur datengetriebenen Optimierung ihrer Geschäfts- und eCommerce-Strukturen. Je nach Effektivität setzt er eigene KI-Systeme oder bestehende KI-Software ein, entwickelt Prototypen und begleitet die Umsetzung bis zur Messbarkeit von Erfolgen. Weitere Informationen liefert LinkedIn.