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Kartenzahlungen aus stationärem und online Verkauf automatisiert abgleichen

Durch den Lockdown haben die Kartenzahlungen im Einzelhandel stark zugenommen. Einerseits wurden Kunden dazu angehalten, bei Möglichkeit bargeldlos zu bezahlen und zum anderen hat der Verkauf vermehrt über Online-Kanäle stattgefunden.

Der HDE Erfahrungsaustausch am 01.04.2021 mit Dominique Bächler von treibauf, behandelte das Thema: Kartenzahlungen aus stationärem und online Verkauf automatisiert abgleichen.

 

Bargeldloses Bezahlen auf dem Vormarsch

Hände waschen, desinfizieren und möglichst bitte bargeldlos bezahlen, am besten nur die Karte auflegen oder mobiles Payment via Smartphone verwenden. Durch Corona ist bargeldloses Bezahlen auf dem Vormarsch - das Volumen hat sich enorm erhöht. Die Entwicklungen im Bereich des bargeldlosen Zahlungsverkehrs erzeugen gleichzeitig eine gestiegene Komplexität im Umgang und Abgleich der Zahlungsdaten, verursacht durch die verschiedenen Möglichkeiten und Anbieter. Die manuelle Bearbeitung der Zahlungsströme war schon immer komplex und wird es dadurch umso mehr.

Die Aufwändige Abstimmung zwischen Forderungen und Zahlungseingängen bargeldloser Zahlungen stellt eine große Herausforderung dar. Wird an dieser Stelle kein Tool, dass die Zahlungsströme automatisiert erfasst und einpflegt, verwendet, dann bleibt zumeist ein Berg an aufwändiger manueller Abstimmungsarbeit für Händlerinnen und Händler bestehen:

  • Viele Excel-Files
  • Viel Papier
  • Zeitaufwändige manuelle Arbeit
  • Fehlersuche
  • Keine Transparenz zu Kosten

Um diesen Herausforderungen Einhalt zu gebieten, existieren verschiedene API-Softwarelösungen, die die Zahlungsströme automatisiert erfassen und in die bestehenden Systeme von Händlerinnen und Händlern integrieren.

Matchbox: Der automatische Debitorenabgleich für den bargeldlosen Zahlungsverkehr

Eine solche Lösung stellt die Software Matchbox des Schweizer Unternehmens treibauf dar. Die Vision lautet, bargeldlose Zahlungen in der Abwicklung und Verarbeitung für Händlerinnen und Händler zu vereinfachen. Betrachtet man den Zahlungsverkehr vieler Händlerinnen und Händler, dann fällt auf, dass häufig ein heterogenes Umfeld mit Lücken zwischen verschiedenen Instanzen besteht, beispielsweise im Zahlungsverkehr zwischen Systemen der Händlerinnen und Händler und Banken-Systemen. Das kann zum einen dort sein, wo es um die Anbindung von Terminals an das Kassensystem geht und zum anderen im Back-Office-Bereich, beispielsweise in der Buchhaltung, wenn es darum geht die bargeldlosen Zahlungen korrekt in das eigene ERP-System zu verbuchen. Matchbox automatisiert den Debitorenabgleich im bargeldlosen Zahlungsverkehr und bringt Transparenz in die Kosten

So funktioniert Matchbox:

Die Software importiert zunächst alle Datensätze von Kasse und Kartenverarbeitern. Im Anschluss werden die Datensätze voll automatisch miteinander abgeglichen und homogenisiert. Treten an dieser Stelle Abweichungen ein, sind manuelle Korrekturen über die Benutzeroberfläche möglich. Die ausgeglichenen Buchungssätze werden nun automatisch in das jeweilige Buchhaltungssystem exportiert. Auftretende Abweichungen können in einem detaillierten Reporting aufgelistet werden, ebenso wie für die Kosten detaillierte Statistiken aufbereitet werden können. Außerdem ermöglicht die Software, dass Vergleiche zwischen verschiedenen Zahlungsarten oder organisatorischen Einheiten detailliert ausgegeben werden.

Die Vorteile von Matchbox auf einen Blick:

  • Zeitersparnis: Durch die Automatisierung wird viel Zeit eingespart und Händlerinnen und Händler können sich ihren Kernthemen widmen.
  • Transparenz: Die Kosten und Strukturen der Zahlungen sind auf einen Blick ersichtlich.
  • Reibungslose Integration: Die Software lässt sich reibungslos in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens integrieren und an individuelle Buchungsregeln anpassen.
  • Universelle Kompatibilität: Matchbox verarbeitet alle Karten, mobile Zahlungen sowie Bargeldabschöpfungen, funktioniert für alle Terminals und führt die Informationen aller Kassensysteme und Webshops zusammen.
  • International: Matchbox funktioniert in allen Ländern.
  • Regelmäßige Updates: Matchbox wird laufend angepasst und weiterentwickelt, um auch bei sich verändernden Bedingungen stets up-to-date zu bleiben.
  • Handhabung: Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv aufgebaut, damit manuelle Anpassungen schnell von der Hand gehen.