Payment im Überblick

Durch den Lockdown haben die Kartenzahlungen im Einzelhandel stark zugenommen. Einerseits wurden Kunden dazu angehalten, bei Möglichkeit bargeldlos zu bezahlen und zum anderen hat der Verkauf vermehrt über Online-Kanäle stattgefunden.

Der HDE Erfahrungsaustausch am 01.04.2021 mit Dominique Bächler von treibauf, behandelte das Thema: Kartenzahlungen aus stationärem und online Verkauf automatisiert abgleichen.

Bargeldloses Bezahlen auf dem Vormarsch

Hände waschen, desinfizieren und möglichst bitte bargeldlos bezahlen, am besten nur die Karte auflegen oder mobiles Payment via Smartphone verwenden. Durch Corona ist bargeldloses Bezahlen auf dem Vormarsch - das Volumen hat sich enorm erhöht. Die Entwicklungen im Bereich des bargeldlosen Zahlungsverkehrs erzeugen gleichzeitig eine gestiegene Komplexität im Umgang und Abgleich der Zahlungsdaten, verursacht durch die verschiedenen Möglichkeiten und Anbieter. Die manuelle Bearbeitung der Zahlungsströme war schon immer komplex und wird es dadurch umso mehr.

Die Aufwändige Abstimmung zwischen Forderungen und Zahlungseingängen bargeldloser Zahlungen stellt eine große Herausforderung dar. Wird an dieser Stelle kein Tool, dass die Zahlungsströme automatisiert erfasst und einpflegt, verwendet, dann bleibt zumeist ein Berg an aufwändiger manueller Abstimmungsarbeit für Händlerinnen und Händler bestehen:

• Viele Excel-Files
• Viel Papier
• Zeitaufwändige manuelle Arbeit
• Fehlersuche
• Keine Transparenz zu Kosten

Um diesen Herausforderungen Einhalt zu gebieten, existieren verschiedene API-Softwarelösungen, die die Zahlungsströme automatisiert erfassen und in die bestehenden Systeme von Händlerinnen und Händlern integrieren.

Matchbox: Der automatische Debitorenabgleich für den bargeldlosen Zahlungsverkehr

Eine solche Lösung stellt die Software Matchbox des Schweizer Unternehmens treibauf dar. Die Vision lautet, bargeldlose Zahlungen in der Abwicklung und Verarbeitung für Händlerinnen und Händler zu vereinfachen. Betrachtet man den Zahlungsverkehr vieler Händlerinnen und Händler, dann fällt auf, dass häufig ein heterogenes Umfeld mit Lücken zwischen verschiedenen Instanzen besteht, beispielsweise im Zahlungsverkehr zwischen Systemen der Händlerinnen und Händler und Banken-Systemen. Das kann zum einen dort sein, wo es um die Anbindung von Terminals an das Kassensystem geht und zum anderen im Back-Office-Bereich, beispielsweise in der Buchhaltung, wenn es darum geht die bargeldlosen Zahlungen korrekt in das eigene ERP-System zu verbuchen. Matchbox automatisiert den Debitorenabgleich im bargeldlosen Zahlungsverkehr und bringt Transparenz in die Kosten

So funktioniert Matchbox:

Die Software importiert zunächst alle Datensätze von Kasse und Kartenverarbeitern. Im Anschluss werden die Datensätze voll automatisch miteinander abgeglichen und homogenisiert. Treten an dieser Stelle Abweichungen ein, sind manuelle Korrekturen über die Benutzeroberfläche möglich. Die ausgeglichenen Buchungssätze werden nun automatisch in das jeweilige Buchhaltungssystem exportiert. Auftretende Abweichungen können in einem detaillierten Reporting aufgelistet werden, ebenso wie für die Kosten detaillierte Statistiken aufbereitet werden können. Außerdem ermöglicht die Software, dass Vergleiche zwischen verschiedenen Zahlungsarten oder organisatorischen Einheiten detailliert ausgegeben werden.

Die Vorteile von Matchbox auf einen Blick:

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung wird viel Zeit eingespart und Händlerinnen und Händler können sich ihren Kernthemen widmen.
• Transparenz: Die Kosten und Strukturen der Zahlungen sind auf einen Blick ersichtlich.
• Reibungslose Integration: Die Software lässt sich reibungslos in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens integrieren und an individuelle Buchungsregeln anpassen.
• Universelle Kompatibilität: Matchbox verarbeitet alle Karten, mobile Zahlungen sowie Bargeldabschöpfungen, funktioniert für alle Terminals und führt die Informationen aller Kassensysteme und Webshops zusammen.
• International: Matchbox funktioniert in allen Ländern.
• Regelmäßige Updates: Matchbox wird laufend angepasst und weiterentwickelt, um auch bei sich verändernden Bedingungen stets up-to-date zu bleiben.
• Handhabung: Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv aufgebaut, damit manuelle Anpassungen schnell von der Hand gehen.

Shopping mit Terminbuchung. Unter bestimmten Bedingungen und in eingeschränkter Form dürfen seit dieser Woche wieder Geschäfte öffnen. Viele Händlerinnen und Händler stellen sich nun die Frage, wie sie die Terminbuchung möglichst schnell, einfach und effektiv umsetzen können.

Der HDE Erfahrungsaustausch am 11.03.2021 mit Christian Spancken, Google Zukunftswerkstatt, behandelte das Thema: Mit Terminbuchungssystemen aus dem Lockdown.

Einkaufen soll mit vorher gebuchten Terminen nach dem sogenannten “Click & Meet“-Prinzip wieder ermöglicht werden. Eine Möglichkeit für Händlerinnen und Händler, um eine schnelle Lösung für die Organisation von Terminen zu schaffen, bietet die Terminbuchungsfunktion von Google “Mit Google reservieren“.

Wie kann die “Mit Google reservieren“-Funktion implementiert werden?

Die Reservierungsfunktion ist ursprünglich für die Tischreservierung für Restaurants entwickelt worden. Durch die aktuellen Maßnahmen zur Öffnung der Geschäfte ist diese Funktion nun auch für andere Branchen, wie Fitnessstudios, Kosmetikstudios und auch Einzelhändler interessant und relevant geworden.

Dadurch, dass diese Funktion bislang nur für bestimmte Branchen/Zielgruppen relevant war, ist diese Funktion noch nicht für alle Branchen freigeschaltet. Die Entwickler von Google arbeiten daran, dass die Funktion bald in vollem Umfang allen Branchen zur Verfügung steht. Über einen Umweg kann dennoch jeder von der Funktionalität Gebrauch machen.

Grundsätzlich funktioniert “Google My Business“ und damit die Terminbuchungsfunktion nur in Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter. Das bedeutet es wird immer ein externes Tool benötigt, dass die Buchungsdaten verwaltet, beispielsweise Personen- und Termindaten.

     Hands-on:

Gehen Sie zunächst auf Ihr “Google My Business“-Profil (kostenfrei) und öffnen Sie einen Eintrag. Über den Info-Reiter (auf der linken Seite) können Sie nun eine primäre Kategorie (Branche) Ihres Unternehmens angeben. Unternehmen der Branchen, für die die Funktion noch nicht implementiert ist, müssen als schnelle Notlösung an dieser Stelle eine alternative Primärkategorie wählen (z.B. Restaurants). Nachdem die Primärkategorie aktualisiert ist, wird ein Buchungen-Reiter (auf der linken Seite) angezeigt, über den die Termine verwaltet werden können.

Die Funktion ist nun implementiert. Sucht nun jemand über die Google-Suche nach Ihrem Unternehmen wird im Bereich des Unternehmens-Steckbriefs ein Feld mit der Aufschrift “Online Buchen“ angezeigt, über die potenzielle Kundinnen und Kunden direkt einen Termin buchen können.

Wenn ich für Google ein Restaurant bin… entstehen daraus nicht andere Nachteile?

Es entsteht ein zentraler Nachteil. Potenzielle Kundinnen und Kunden, die beispielsweise über die Google-Suche nach Modegeschäften in der Nähe suchen würden nun nicht mehr das eigene Geschäft angezeigt bekommen, da es als Restaurant kategorisiert wurde. Um diesen Effekt abzuschwächen besteht die Möglichkeit neben einer Primärkategorie weitere Kategorien anzugeben, die ebenfalls bei der Suche berücksichtigt werden. Ansonsten muss noch (schätzungsweise) bis zu zwei Monate gewartet werden, bis die Reservierungs-Funktion auch für Primärkategorien des Einzelhandels implementiert wird.

     Die Vorteile überwiegen

“Mit Google reservieren“ bietet viele Möglichkeiten. Neben reinen Online-Terminbuchungen kann damit beispielsweise über gekoppelte Anwendungen, wie Google Kalender oder Gmail die Woche geplant werden. Außerdem können verschiedene Leistungen (z.B. verschiedene Preispakete) angelegt werden, die bei der Buchung von Kundinnen und Kunden sozusagen im Vorfeld gebucht werden. Das eröffnet besonders in Zeiten von begrenzten Besucherzahlen in Geschäften eine Chance, Produkte zur Abholung vorzubereiten und ein effizientes “Click & Meet“ zu ermöglichen.

Neben der reinen Buchung können auch weitere Services über die Google Reserve Funktion genutzt werden. So können beispielsweise neben einfachen Zeitslots weitere Öffnungszeiten für Services wie Abholung, Zum Mitnehmen, Drive-In etc. angeboten werden.

Welcher externe Anbieter für die Buchungsverwaltung sollte gewählt werden?

Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Anbieter, die je nach Bedarf besser und schlechter passen. Gemeinsam haben nahezu alle, dass sie sowohl kostenfreie (dafür beschränkte) Angebote unterbreiten und bei Bedarf kostenpflichtige Pakete mit größerem Funktionsumfang anbieten. Im kostenfreien Paket sind meistens zwischen 50-100 Buchungen pro Monat möglich. Reicht diese Menge nicht aus oder werden weitere Funktionalitäten (beispielsweise Push-Benachrichtigungen bei Buchungen) benötigt stehen die aufpreispflichtigen Pakete zur Verfügung, die dann unbegrenzte Anzahl an Terminbuchungen ermöglichen. Zwei mögliche Anbieter sind appointy und SimplyBook.

Wie sieht das im Backend aus?

Zunächst müssen Sie sich bei einem der Anbieter registrieren. Am Beispiel von appointy können dort im Anschluss verschiedene Ladengeschäfte für die Buchungen angelegt werden. Außerdem können Mitarbeiter Kunden zugeordnet werden, Geschäftszeiten angegeben werde sowie bestimmte Serviceleistungen wie verschiedene Zeitslots angegeben werden.

Alle Buchungen werden übersichtlich in einem Kalender angezeigt. Neben dem Anlegen und Pflegen von Kundeninformationen (wie in einem CRM) können Auswertungen, beispielsweise wie viele Termine es gab oder wie die Termineinhaltung war, vorgenommen werden.

Angebote und Dienstleistungen im Internet entwickeln sich stetig weiter. Das betrifft auch die gängigen Online-Zahlungssysteme. Immer wieder kommen neue, praktische Bezahlmethoden auf den Markt. Um Kundinnen und Kunden den bestmöglichen Service zu bieten, müssen Händlerinnen und Händler den Überblick behalten und eine Auswahl sicherer Online-Bezahlsysteme zur Verfügung stellen.

Der HDE Erfahrungsaustausch am 04.03.2021 mit Holger Seidenschwarz, Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Handel, behandelte das Thema: Bezahlverfahren im Lockdown - schnell und einfach Geld kassieren beim Verkauf über Website, E-Mail, Social Media

Sowohl dem Handel, als auch dessen Kundschaft stehen eine Menge Zahlungsverfahren zur Verfügung. Stationär können sowohl kontaktbasierte Zahlungsverfahren (z.B. Girocard oder Kreditkarte), als auch kontaktlose Zahlungsmöglichkeiten (z.B. PayWave) genutzt werden. Im E-Payment sind klassische Zahlungsverfahren wie Rechnung und Lastschrift, aber auch Direktüberweisungen und elektronische Zahlungsverfahren wie Prepaid Zahlungen, nutzerkontoabhängige Zahlungsmöglichkeiten (PayPal), digitale Währungen (Bitcoin) oder mobile Geldbörsen möglich. Bei dieser Anzahl an Möglichkeiten fällt es Kaufleuten schwer sich zu orientieren, welche Zahlungsmittel sie anbieten sollten.

Clever handeln diejenigen, die sich an Kundenwünschen und –routinen orientieren. Laut einer Umfrage des EHI sind klassische Zahlungsverfahren wie Rechnungs-, Lastschrift- und Kreditkartenkauf nach wie vor am beliebtesten bei der Kundschaft. Auch PayPal wird im E-Commerce vermehrt genutzt und gewinnt an Beliebtheit: 57 Prozent der Kunden, die ein bevorzugtes Zahlungsverfahren haben nutzen am liebsten PayPal.

Unter all den Verfahren… Welche sind am besten geeignet und für wen?

Es gibt kein perfektes Verfahren. Sie müssen abwägen, welche Kriterien für Sie entscheidend sind. Grundsätzlich sollten Sie drei bis fünf Zahlungsverfahren anbieten. Es gilt die Faustformel: Je mehr sie anbieten, desto größer die Wahrscheinlichkeit eine große Anzahl von Kundinnen und Kunden zum Kauf zu animieren.

Die wichtigste Anforderung ist die Kundenakzeptanz. Bezahlverfahren, die einfach und medienbruchfrei zu nutzen sind, haben die höchste Akzeptanz bei den Kundinnen und Kunden.

Nicht zu unterschätzen sind aber auch Sicherheit und Kosten des Verfahrens. Händlerinnen und Händler, die auf Online-Marktplätzen vertreiben, nutzen i.d.R. dessen Payment-Lösung. Auch in Online-Shops sind Lösungen meist integriert.

Zahlungsdienstleister können einem dabei viel Arbeit abnehmen. Ab einer bestimmten Skalierung des Onlineshops lohnt sich die Auslagerung der Zahlungsabwicklung. Es gibt viele Dienstleister, sowohl etablierte, als auch frisch gegründete Lösungen.

Was sind dir Vor- und Nachteile möglicher Verfahren?

Die Zahlung bei Click & Collect

   Vorteile:

• Nutzung vorhandener Zahlungsinfrastruktur
• Alle Verfahren, die Sie im stationären Laden anbieten: Bargeld, Girocard, Kreditkarte
• Keine Angabe von Zahlungsdaten im Bestellprozess nötig
• Ohne Aufwand umsetzbar
• Kein Risiko von Zahlungsausfällen

   Nachteile:

• Nur möglich bei Click & Collect, d.h. nur für (kleinen) Teil der Zielgruppe
• Personeller Aufwand

Die Zahlung per Rechnung

   Vorteile:

• Sehr hohe Kundenakzeptanz
• Einfach umzusetzen
• Funktioniert bei allen Bestellwegen

   Nachteile:

• Umständlich für Kunden
• Gefahr des „Vergessens“
• Hohe indirekte Kosten auf Händlerseite
• Risiko auf Händlerseite

Die Zahlung per Lastschrift

   Vorteile:

• Hohe Kundenakzeptanz
• Schnell und bequem (vor allem bei wiederkehrenden Zahlungen)
• Umsetzung relativ einfach
• Geringe Kosten

   Nachteile:

• Umsetzung erfordert Zusammenarbeit mit Dienstleister (i.d.R. Hausbank)
• Beachtung rechtlicher Vorgaben nötig (u.a. Lastschrift-Mandat; Vorankündigung)
• Kunde muss Kontodaten angeben
• Zahlung kann innerhalb von 8 Wochen bzw. 13 Monaten zurückgegeben werden, daher u. U. Risiko

Die Zahlung per PayPal

   Vorteile:

• Extrem hohe Kundenakzeptanz
• Einbindung in Websites relativ einfach möglich (Zahlungsbutton)

   Nachteile:

• PayPal-(Händler-)Konto nötig
• Relativ hohe Kosten für den Händler

Die Zahlung per Sofort. (Sofortüberweisung)

   Vorteile:

• Kein Kundenkonto nötig
• Einbindung in Websites sollte relativ einfach
• möglich sein („Expresskauf-Button“)
• Kein Händlerrisiko
• Relativ geringe Kosten

   Nachteile:

• Kundenakzeptanz nicht ganz so hoch
• Log-in-Daten werden an Dienstleister weitergegeben

In Krisenzeiten zeigt ein kleiner Blumenladen aus Hamburg wie digitale Ideen das Geschäft retten und beleben können.

Der Einzelhandel in Deutschland fordert gleiche Rahmenbedingungen und Spielregeln für alle Zahlungsverfahren.

Der Handel macht seine Hausaufgaben und schafft die notwendige Infrastruktur für das kontaktlose Bezahlen. Es liegt jetzt bei den Banken und weiteren Anbietern, die neuen Bezahloptionen im Markt zu platzieren und den Kunden attraktive Vorteile zu bieten. Derzeit sind ca. drei Viertel der über 800.000 Bezahlterminals im Handel mit einer NFC-Schnittstelle ausgestattet und bieten damit die Grundlage für das mobile Bezahlen mit dem Smartphone.

Mit der Umsetzung der zweiten Zahlungsdiensterichtlinie in deutsches Recht zum 13. Januar 2018 wird die bereits bestehende Regelung zum sogenannten Surcharging weiter eingeschränkt. Aufpreise für die Nutzung von bestimmten Zahlungsarten sind dann nur noch sehr eingeschränkt und für wenige Zahlverfahren gestattet.

Dieser Leitfaden soll anschaulich und einfach aufzeigen, wie Händler und Kunden bestmöglich von kontaktlosem Bezahlen profitieren. Er bietet Ihnen Unterstützung bei der Einführung kontaktloser Bezahlmöglichkeiten sowie bei der Schulung von Mitarbeitern.

In diesen Tagen startet das erste europäische Clearingsystem zur Abwicklung von sogenannten Instant Payment-Transaktionen.

Von besonderer Brisanz ist aus Handelssicht die mit der Dienstleistung verbundene Datensammlung: jede Transaktion mit einem angeschlossenen Händler wird gespeichert. Plattformen erhalten damit umfangreiche Kenntnisse über die Kunden des Handels und nutzen diese Ergebnisse für dritte Zwecke. Mit Zunahme der Bedeutung der Plattformen können sich Händler einer Akzeptanz derartiger Dienste nicht mehr entziehen, es ergibt sich eine zunehmende Abhängigkeit und die Gefahr des Verlustes des direkten Kundenzuganges. Der HDE hat daher seine Positionen zur Schaffung von sogenannten Single-Sign-On-Lösungen formuliert.

Bereits seit Juni 2014 müssen Händler ein kostenloses gängiges und zumutbares Zahlverfahren anbieten. Für weitere Zahlverfahren dürfen sie nur Entgelte (Surcharging) aufschlagen, die die tatsächlich anfallenden Kosten abbilden. Ab Januar 2018 muss zusätzlich das Angebot von Lastschriften und Überweisungen unentgeltlich erfolgen, falls diese akzeptiert werden. 

Der HDE spricht sich für die Schaffung einer europäischen Instant-Payment Infrastruktur aus. Die Kreditwirtschaft ist in der Pflicht, eine zeitgemäße Echtzeitverarbeitung von Zahlungen zu etablieren und sollte die notwendigen Investitionen als Beitrag zur Zukunftssicherung der Geschäftsmodelle sehen.

Instant Payments hat das Potential, alle Zahlungsverfahren zu verändern. Vorhandene Zahlarten könnten auf die neu zu schaffende Infrastruktur umgebaut werden. Neue Produkte könnten durch Dritte Dienstleister entstehen, die auf die Instant-Payment-Struktur aufsetzen. Das Girokontomodell bleibt dabei Dreh- und Angelpunkt der Zahlarten. Etablierte Banken könnten sich gegenüber Zahlungsplattformen abgrenzen.

Beim gestrigen HDE-Forum Handel 4.0 zur Zukunft des Bezahlens betonte HDE-Experte Ulrich Binnebößel in seinem Vortrag: „Das Bezahlen muss für die Kunden so schnell und reibungslos wie irgend möglich sein.