Die Vereinbarung und Verwaltung von Terminen stellt seit jeher eine zeitfressende und nervenaufreibende Aufgabe für Händlerinnen und Händler dar. Die Komplexität der Terminfindung dreht sich dabei um die Planung der richtigen Ressourcen zur verlangten Zeit am passenden Ort in einer effizienten und skalierbaren Art und Weise.
Der HDE Erfahrungsaustausch am 15.03 2021 mit Xenia Giese und Niklas Sowa von Microsoft, behandelte das Thema: Online Terminbuchung von Kunden mit Microsoft Bookings.
In Folge der aktuellen Personenbeschränkungen in den meisten (offenen) Geschäften ist die Terminvereinbarung zu einer noch größeren Herausforderung geworden. Bei Friseur-Läden beispielsweise, die seit Anfang März wieder öffnen dürfen, steht das Telefon nicht mehr still und sie werden mit Terminanfragen überhäuft. Das persönliche Beantworten all dieser Anfragen hindert letztendlich an der Ausübung der eigentlichen Dienstleistung, dem Haare schneiden.
Viele kleine Unternehmen haben bislang Termine vorwiegend persönlich, telefonisch oder per E-Mail vereinbart, was einige Herausforderungen mit sich bringt:
- Telefondienst, Anrufbeantworter abhören
- Verpasste Termine
- Aufwand bei der Service- und Personalplanung
- Kunden, die nicht kommen
- Mitarbeiter, die nicht kommen
- Termin-Neuvereinbarungen, Erinnerungen, Absagen
Zum Meistern der Herausforderungen existieren verschiedene Terminbuchungssysteme auf dem Markt. Diese digitalen Terminbuchungssysteme können Händlerinnen und Händlern die Arbeit erleichtern und enorm Zeit einsparen. Vor allem in der aktuellen Situation setzen viele Kaufleute auf Click & Meet-Terminvereinbarungen und virtuelle Meetings, die sich im Verhältnis zur manuellen (persönlichen) Terminpflege schnell und einfach mit Terminbuchungssystemen realisieren lassen.
Was ist Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings erleichtert die Verwaltung von Online-Terminen für kleine Unternehmen und ihre Kundschaft. Die Software ermöglicht es Händlerinnen und Händlern mit wenigen Schritten eine Online-Terminbuchungsseite aufzubauen, mit der die Kundinnen und Kunden rund um die Uhr Termine vereinbaren können. Das hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, indem sie die Terminplanung automatisieren und ermöglicht somit neue Kapazitäten für die Mitarbeiter zu schaffen.
Wer profitiert alles von Microsoft Bookings und wie?
Kunde: Der Kunde bucht den Service auf der Webseite, über sein Telefon oder seinen Browser und erhält eine automatische Bestätigung per E-Mail mit einem Kalendereintrag und Erinnerungen. Das funktioniert schnell und intuitiv und ermöglicht bereits im Vorfeld Details abzuklären, wie beispielsweise welcher Mitarbeiter für die Dienstleistung gebucht werden soll.
Inhaber: Dadurch dass Kundinnen und Kunden ihre Termine automatisch vereinbaren, reduziert sich der Zeitaufwand bei der Terminbuchung (z.B. per Telefon) enorm. Inhaber oder Mitarbeiter können Buchungen verwalten, Kundenpräferenzen erfassen und dementsprechend anpassen, wie Dienste und Personal geplant werden soll.
Mitarbeiter: Dadurch, dass die Angestellten die Buchungen synchronisiert in ihrem Kalender sehen und vor einem Termin Erinnerungen erhalten, werden deutlich weniger Termine verpasst.
Weitere Vorteile:
- Einfaches und schnelle Setup
- Nur ein Microsoft 365 Account nötig, Mitarbeiter können mit jeder E-Mail hinzugefügt werden
- Kalender kann in die eigene Homepage eingebettet werden
- Einhaltung aller Microsoft 365 & Office- Sicherheitsrichtlinien (inklusive DSGVO)
Microsoft Bookings in der Anwendung
Die Terminbuchungssoftware funktioniert ausschließlich in Verbindung mit einem Microsoft 365-Paket. Dadurch werden sogenannte Insellösungen vermieden, also verschiedene Systeme unterschiedlicher Anbieter, die nicht ideal miteinander harmonieren.
Hands-On (weiterführende Links zum Start mit Bookings):
- Microsoft Bookings als Teil von Microsoft 365 testen
- E-Book zu Fallbeispielen mit Bookings
- Microsoft 365 Pläne mit Bookings erkunden
- Schritt-für-Schritt Bookings einrichten
Wenn Sie herausfinden möchten, ob Microsoft Bookings das passende Terminbuchungssystem für Ihr Unternehmen ist, können Sie die kostenlose 30-Tage Testmöglichkeit des Business Standard Pakets ausprobieren.
